Accountant voor publieke en maatschappelijke organisaties

Een jaarrekening vertelt achteraf wat er is gebeurd, maar een bestuur heeft vooral behoefte aan informatie waarmee het tijdens het lopende jaar kan sturen. Zeker bij maatschappelijke organisaties kunnen inkomsten en uitgaven sterk samenhangen met subsidies, projecten, bijdragen en specifieke doelstellingen.

Daarom kan het verstandig zijn om periodiek de begroting naast de werkelijke cijfers te zetten en daarbij niet alleen naar het totale resultaat te kijken. Ontwikkelingen in liquiditeit, personeelskosten, projecten, reserves en verplichtingen kunnen bijvoorbeeld eerder een signaal geven dat bijsturing nodig is.

Mijn Accountant helpt om financiële rapportages zo in te richten dat bestuur en directie de informatie krijgen die voor hun besluitvorming relevant is. Niet zoveel mogelijk cijfers, maar de juiste cijfers, voorzien van context en waar nodig een toelichting op afwijkingen en risico’s.

Bij subsidies gaat het niet alleen om het ontvangen van het geld, maar ook om de voorwaarden waaronder dit beschikbaar is gesteld. Vaak moet achteraf kunnen worden aangetoond dat middelen volgens de gemaakte afspraken zijn besteed en dat de financiële verantwoording aansluit op de onderliggende administratie.

Dat vraagt om een goede inrichting van de administratie vanaf het moment dat een subsidie wordt toegekend. Wanneer verschillende subsidies of projecten naast elkaar lopen, is het belangrijk om inkomsten en kosten goed aan de juiste activiteiten toe te rekenen.

Mijn Accountant doet zelf geen subsidie controles, maar werkt wel samen met een ander accountantskantoor die hierin veel ervaring heeft.

Er bestaat geen algemeen bedrag of percentage dat voor iedere stichting of maatschappelijke organisatie passend is. De benodigde reserve hangt samen met onder meer de continuïteit van de organisatie, de voorspelbaarheid van inkomsten, vaste lasten, personeelsverplichtingen, subsidierisico’s en de mate waarin de organisatie zelf financiële tegenvallers kan opvangen.

Een organisatie die grotendeels afhankelijk is van jaarlijkse subsidies kan bijvoorbeeld een ander risicoprofiel hebben dan een organisatie met meer structurele inkomsten. Ook kan het relevant zijn of reserves al een specifieke bestemming hebben.

Mijn Accountant kan helpen om de financiële positie en risico’s in kaart te brengen en deze te vertalen naar een onderbouwde kijk op reserves en liquiditeit. Daarmee kan het bestuur beter beoordelen hoeveel financiële buffer nodig is om de continuïteit van de organisatie te beschermen zonder onnodig veel middelen buiten de maatschappelijke doelstelling te houden.

Een begrotingsafwijking hoeft niet direct een probleem te zijn. De belangrijkste vraag is waardoor de afwijking ontstaat en wat deze betekent voor het uiteindelijke resultaat en de continuïteit van de organisatie.

Een hogere personeelslast kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van noodzakelijke uitbreiding, terwijl lagere projectinkomsten kunnen betekenen dat een subsidie of opdracht niet volgens verwachting wordt gerealiseerd. Ook timingverschillen kunnen een begroting tijdelijk laten afwijken.

Mijn Accountant helpt om dergelijke afwijkingen niet alleen financieel te signaleren, maar ook te duiden. Door tussentijdse cijfers, begroting en liquiditeitsontwikkeling naast elkaar te leggen, ontstaat een beter beeld van wat incidenteel is en waar structurele bijsturing nodig kan zijn. Dat geeft bestuur en directie de mogelijkheid om tijdig maatregelen te nemen.

Of een accountantsverklaring verplicht is, hangt af van de omvang, rechtsvorm, wettelijke voorschriften, subsidieverstrekker, statuten of specifieke afspraken die voor de organisatie gelden. Bij sommige subsidies kan bijvoorbeeld een controleverklaring of andere vorm van financiële verantwoording worden gevraagd, ook wanneer dit niet rechtstreeks uit de algemene wetgeving volgt.

Het is daarom belangrijk om niet pas aan het einde van het boekjaar te bekijken welke verklaring nodig is. De eisen aan de administratie en financiële verantwoording kunnen namelijk al tijdens het jaar gevolgen hebben voor de manier waarop inkomsten, kosten en projecten moeten worden vastgelegd.

Mijn Accountant kan vooraf met u bekijken welke financiële verantwoording van toepassing is en welke werkzaamheden daarvoor nodig zijn. Daarmee voorkomt u dat pas achteraf blijkt dat bepaalde informatie of onderbouwing ontbreekt. Overigens voert Mijn Accountant zelf geen controle opdrachten uit.

Wanneer een maatschappelijke organisatie groeit, neemt vaak ook de financiële complexiteit toe. Er komen meer medewerkers, projecten, subsidies, contracten en financiële stromen. Wat in een kleinere organisatie nog prima werkt met een eenvoudige administratie en korte lijnen, kan later onvoldoende houvast bieden.

Professionalisering betekent niet automatisch dat u een zware administratieve organisatie nodig heeft. Het gaat er vooral om dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn, financiële informatie betrouwbaar is en dat het bestuur en directie tijdig inzicht hebben in afwijkingen en risico’s.

Mijn Accountant kan samen met u kijken naar de inrichting van de administratie, rapportages, begrotingscyclus en financiële processen. Daarbij zoeken we naar een praktische inrichting die past bij uw organisatie en die voldoende grip biedt zonder onnodige bureaucratie te creëren.